Como reduzir custos na sua empresa

Com a chegada do novo coronavírus ao Brasil, é essencial aprender como reduzir custos na sua empresa. Afinal, além dos danos sanitários causados pela pandemia, existem custos econômicos a serem considerados.

Por causa da quarentena e do distanciamento social, necessários para enfrentar o coronavírus, muitas empresas não podem atender ao público presencialmente ou trabalhar com funcionários na sua sede.

Isso abre a necessidade de saber como reduzir custos a fim de se manter eficiente para poder atender aos clientes com agilidade e qualidade, sem correr riscos relacionados à saúde ou monetários. Pelo menos até a flexibilização acontecer em todos os estados.

Quer saber como as melhores empresas estão diminuindo seus custos? Então, siga a leitura deste artigo!

Trabalho remoto é uma das maneiras de como reduzir custos

Uma das estratégias que as principais empresas encontraram para manter a qualidade do atendimento enquanto reduzem custos é o trabalho remoto.

Ele permite que colaboradores possam continuar a fazer seu trabalho com presteza e agilidade enquanto evitam se contaminar ou colocar outras pessoas em risco nas ruas.

O trabalho em casa ajuda a empresa a reduzir custos, pois gera economia de energia, Internet, custos de transporte e outros gastos necessários para acomodar os colaboradores.

A qualidade do serviço não é afetada caso seja possível usar ferramentas digitais como o Skype ou o próprio WhatsApp para fazerem reuniões.

Utilizar documentos digitais é essencial para diminuir os custos operacionais

Uma grande fonte de custos para uma empresa é a cópia e armazenamento de documentos, atas de reunião e muito mais. Mesmo que custem centavos para fazer, o volume de papéis é enorme e isso gera um gasto considerável.

Portanto, uma das maneiras de reduzir custos é optar por trabalhar com documentos apenas digitais.

Atualmente, o custo para digitalizar documentos é muito baixo e o armazenamento digital é praticamente sem custos.

Além disso, praticamente tudo no dia a dia das industrias 4.0 é feito pela via digital e, portanto, só usar documentos desse tipo não gera nenhum desperdício.

É importante ter em mente, no entanto, que apenas digitalizar os documentos não faz com que eles sejam válidos para serem usados em processos legais, pelo menos em contratos.

Por vezes, é necessário que a empresa tenha um Certificado Digital, que é uma espécie de chave digital que funciona como uma assinatura e garante a autenticidade de um contrato assinado ou de um documento produzido. Isso em casos de contratos de trabalho e outras coisas.

Hoje em dia, existem diversas maneiras de se obter um certificado digital e ele é essencial para  a empresa, especialmente para quem quer garantir a segurança e proteção dos dados de acordo com a LGPD.

Usar ferramentas digitais para otimizar o atendimento, gestão de processos e mais

Alguns dos exemplos acima já ajudaram a entender que é necessário usar ferramentas digitais para reduzir custos na sua empresa. Essa é, aliás, uma das dicas de gestão de Jack Welch.

Muitos softwares podem ser usados em diferentes estágios do processo de uma empresa.

Na hora de atender o cliente, por exemplo, tirar dúvidas, fazer perguntas um atendimento pós-vendas em geral, o profissional pode usar o Skype, Hangout ou o WhatsApp, que são ferramentas gratuitas.

Existem outras ferramentas que fazem conferências com mais pessoas ou mais funções, mas são pagas. Se a ideia é reduzir os custos, as três citadas já ajudam nisso.

Para armazenar arquivos na nuvem e acessá-los de qualquer lugar, o Google Drive e o Dropbox são excelentes opções gratuitas e com muito espaço para milhões de documentos e processos.

Para controlar os prazos de projetos, produzir conteúdos, o Google Docs é uma excelente opção, pois oferece planilhas e documentos em texto que podem ser compartilhados e editados por várias pessoas ao mesmo tempo.

Incorporar softwares de gestão ajuda na redução de custos

Muitas vezes, existem determinados custos que estão “escondidos” e não são facilmente percebidos pela empresa.

Por exemplo, é preciso que um representante comercial vá se reunir com um potencial cliente em outra parte da cidade e o combustível do carro é pago pela empresa, bem como uma refeição que o profissional faça pelo caminho.

Quando não há controle preciso dos gastos realizados pelos profissionais, a empresa entra em um terreno fértil para desperdícios financeiros graves em época de pandemia.

Por isso, é importante utilizar programas de gestão de gastos que permitam que todos os custos da empresa sejam estabelecidos e analisados de maneira visual e intuitiva.

Um programa do tipo permite que o gestor possa analisar onde estão os principais pontos de desperdício das finanças e estabelecer ações para reduzir os custos.

A análise é uma das principais ferramentas para quem quer reduzir custos, já que ela permite enxergar esses gastos escondidos e obter insights de como resolvê-los.

Essas são algumas das principais estratégias de como reduzir custos na sua empresa. Saiba que os seus concorrentes já estão usando essas estratégias para operar de maneira mais eficiente.

E você? Está esperando o quê? Entre em contato com a gente e saiba como podemos ajudar a reduzir seus custos!

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